Чем отличается нотариальный перевод от перевода с печатью бюро: подробный разбор

В России два основных вида заверения перевода:

Нотариальный перевод – это официальный вид заверения перевода для предоставления его в российские государственные органы. Порядок процедуры перевода будет выглядеть следующим образом: 

1. Вы получаете необходимый документ на иностранном языке в стране выдачи со всеми необходимыми заверениями (н-р, нотариально удостоверенная сделка купли-продажи), а также, при необходимости, проставляете на него апостиль / проходите процедуру консульской легализации / получаете необходимые нотариальные копии или выписки;
2. Передаёте получившийся документ в наше бюро на территории Российской Федерации, мы выполняем непосредственно, сам перевод, а также нотариально заверяем его.

По итогам данной процедуры вы получите документ, который примут в любых государственных структурах РФ, частных и образовательных учреждениях, любыми юридическими или физическими лицами, конечно же, если это требуемый данными органами документ, и он имеет все необходимые заверения / подтверждения. Обратите внимание, что переводчик только передает текст с одного языка на другой и не имеет права вносить никаких изменений в его содержание, а нотариус удостоверяет его подпись как дипломированного специалиста.

Перевод с печатью бюро в России чаще всего используется для следующих ситуаций:

— Для внутренних корпоративных целей (подтверждение, что перевод выполнен независимым компетентным специалистом), например, первичные документы для бухгалтерии, 

— Таможенные органы  принимают перевод экспортных деклараций с заверением бюро переводов 

(Выписка из требований: … выполненный аттестованным переводчиком и заверенный в установленном порядке…. Документы, подтверждающие полномочия лица, выполнившего перевод),

— то, что не получается заверить нотариально (для внесения нотариального перевода в единый нотариальный реестр, документ должен содержать минимальные реквизиты документа: ФИО, даты, кем выдан, когда выдан и пр.). Если же их нет, то для предоставления по месту требования можем заверить нашей печатью – например, скриншоты переписки в мессенджере для суда, любовное письмо анонима без даты и подписи.

При переводе на иностранные языке ситуация несколько меняется, так как во многих странах есть присяжные переводчики (sworn translator, sworn translation) – они зарегистрированы в определенных судах, принесли присягу и даже имеют собственную печать и на их sworn translation можно поставить апостиль.

В России же отсутствует как таковой «институт присяжных переводчиков». Наше бюро нотариальных переводов ПрофСтандарт учитывает в удостоверительной надписи бюро требования, которые предъявляют к certified translation, certified translator, official certified translation service, affidavit of accuracy of translation — заверительное заявление на английском / другом языке о точности и полноте перевода с указанием имени, квалификации и контактных данных переводчика. Помимо диплома о высшем лингвистическом образовании, у нас есть сертификаты ISO, каждые три года мы продляем свои свидетельства как экспертов-аудиторов внутренних проверок на соответствие требованиям стандартов ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015), ISO 17100:2015 – это международные стандарты к качеству профессионального языкового перевода.

Вот образцы наших удостоверительных надписей:

https://disk.yandex.ru/d/yvuk1mk0GDUPcA/Удостоверительные%20надписи%20нашего%20бюро%20на%20различных%20языках

Нотариальный перевод: юридическая сила и требования закона

Что такое нотариально заверенный перевод? 

«Основы законодательства Российской Федерации о нотариате»

Статья 81. Свидетельствование верности перевода

https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1581/cf15c8d72cb0181590951243afbf5720b507c93a/?ysclid=mvp0gsvec2239108865

Нотариус очень редко сам заверяет перевод, обычно дипломированный переводчик подписывает выполненным им перевод в присутствии нотариуса, тем самым ответственность за верность перевода несет сам переводчик, а нотариус придает этому действию юридическую силу и вот такой сшитый с оригиналом / скан-копией документа перевод можно предъявлять по месту требования. 

Также согласно п. 119 (2) Приказа Минюста России от 30 января 2025 года № 12 есть перечень документов, подтверждающих компетентность переводчика, основной: документ, подтверждающий наличие высшего лингвистического, филологического, педагогического образования по иностранному языку, с которого осуществляется перевод.

Кто такой нотариус и что именно он удостоверяет

Нотариус — это независимый юрист, наделённый государством особыми полномочиями совершать от имени государства юридически значимые действия: удостоверять сделки, подтверждать факты, заверять документы, подписи физических и юридических лиц, а также специалистов на основании имеющихся документов о квалификации: в том числе переводчика. 

Что значит нотариально заверить перевод? Это удостоверить подлинность подписи на переводе документа лично явившегося к нему переводчика, знание иностранного языка которого подтверждено не вызывающим у нотариуса сомнением образовательным документом.

Для каких органов и документов обязательно нотариальное заверение

Согласно действующему законодательству Российской Федерации любые официальные бумаги, составленные на иностранном языке, для их использования на территории России должны быть оформлены в соответствии со строгими юридическими нормами (включая проставление апостиля или прохождение консульской легализации в стране выдачи, если это предусмотрено международными договорами) и переведены на русский язык с заверением нотариуса РФ (можно было бы это сделать и в другой стране, но 

1. В России это точно будет сделано носителем русского языка, а кто как ни лингвист-переводчик и носитель языка сделает перевод самый грамотный и компетентный.
2. Государственные органы РФ требуют перевод всех штампов и печатей, даже самых маленьких, а печать нотариуса всегда ставится на официальном языке страны. Таким образом, даже нотариальный перевод на русский язык, сделанный на территории иностранного государства, подлежит переводу на территории России.
3. Наше агентство переводов находится также в России, и мы ежедневно сталкиваемся с требованиями наших госорганов, которые фиксируем себе, которых возможно нет в установленных законом и закрепленных юридически сводах нормативных актов.
4. Скорее всего, это будет значительно дешевле и быстрее, чем в стране выдачи документа.

Нотариальный перевод документов что это? Правоприменительная практика устанавливает четкие правила сшивания перевода с исходными материалами:

• Сшивание с оригиналом документа: допускается исключительно для документов разового характера. К этой категории относятся справки об отсутствии судимости, медицинские справки, выписки из банковских счетов, доверенности, заявления, согласия на выезд несовершеннолетних детей и аналогичные бумаги, имеющие ограниченный срок действия.

• Сшивание с фотокопией / скан-копией документа: является обязательным для документов постоянного пользования, повреждение которых проколом дырокола для сшивания недопустимо по закону, они просто теряют законную силу. По этой схеме оформляются нотариальный перевод паспорта, свидетельств ЗАГС (о рождении, браке, разводе, перемене имени), образовательных документов (аттестаты, дипломы с приложениями), судебных решений, уставных и корпоративных документов юридических лиц.

Перевод с печатью бюро: официальное подтверждение квалификации

Перевод под печать бюро – это только условное название. На самом деле это установленная удостоверительная надпись на языке перевода с указанием следующей информации:

— Название, идентификационные и контактные данные агентства переводов;

— Кем выполнен перевод, квалификации и сертификаты ISO переводчика и ответственного за качество;

— Заверение о верности перевода;

— Подпись и печать агентства, которая дублируется на английском языке.

Именно поэтому выполненные дипломированными переводчиками с профильным опытом перевода + проверенные корректором и редактором и  заверенные нашим агентством переводы принимают:

— на иностранные визы, 

— при трудоустройстве в иностранные компании,

— везде, где указаны требования об «official translation», даже в самых недружественных странах.

Но если указано sworn translation in a country of destination – здесь лучше не спорить и сделать переводы в стране назначения у присяжного переводчика, у наших партнеров есть присяжные переводчики во многих странах мира, обратитесь к нам, мы обязательно поможем вам его подобрать.

Что представляет собой заверение печатью переводческого агентства

В тех ситуациях, когда принимающая организация не требует нотариального заверения перевода, оптимальным и легитимным решением становится печать с переводом от специализированной переводческой компании.

Данный формат представляет собой соединение исходного документа (тот, который переводится, оригинал/ фотокопия или скан-копия) + перевод всего этого документа, верный, точный, полный + официальная удостоверительная надпись бюро. В бюро «ПрофСтандарт» структура такой надписи строго стандартизирована, соответствует международным требованиям и включает в себя следующие элементы:

• Полное наименование, регистрационные реквизиты (ОГРНИП, ИНН) и актуальные контактные данные бюро переводов (адрес, email);

• Сведения о дипломированном специалисте, выполнившем конкретный заказ;

• Текст официального заверения, гарантирующий полное смысловое соответствие переведенного текста представленному оригиналу;

• Личную подпись уполномоченного лица (руководителя бюро или эксперта-аудитора по контролю качества) и оттиск печати компании с дублированием на английском языке.

Важная особенность: удостоверительная надпись бюро оформляется на языке, на который выполнялся перевод, либо изготавливается в двуязычном формате (например, на русском и английском языках). Бюро «ПрофСтандарт» использует унифицированные международные шаблоны удостоверительных надписей, что позволяет зарубежным контрагентам и организациям без труда верифицировать документ.

И главное, мы не берем за это дополнительную плату, ведь вы уже заказываете у нас профессиональный перевод, а значит, мы обязаны, если вам это необходимо, заверить, что это сделали именно мы и несем за это ответственность.

В каких случаях достаточно официального штампа компании

Оформление документа с помощью печати переводческого агентства активно применяют как физические, так и юридические лица. Данный вид заверения полностью подходит для решения следующего комплекса практических задач:

• Подтверждение профессионального статуса: штамп агентства служит доказательством того, что перевод выполнен квалифицированным лингвистом специализированной компании, а не сгенерирован системами машинного перевода (ИИ) и не сделан владельцем документа самостоятельно;

• Корпоративный сектор и ВЭД: предоставление первичной бухгалтерской документации, отчетность иностранных партнеров для налоговых органов, экспортные декларации партнерам и таможенным структурам;

• Трудоустройство в коммерческие компании: резюме и рекомендательные письма частным российским и международным работодателям;

• Внутренний документооборот: использование переводов для личных нужд, информационного ознакомления, локальных IT-сервисов и корпоративных порталов;

• В случае невозможности нотариального заверения: отсутствие минимальных реквизитов для внесения в нотариальный реестр (скрин-шоты вотсап переписки для предъявления доказательств в суд).

Ключевые отличия: сравниваем два формата по главным маркерам

Подробно рассматривая тему «нотариальный перевод: отличия от заверения печатью бюро», проанализируем три ключевых аспекта, играющих определяющую роль для заказчиков.

Юридический статус и степень ответственности

Фундаментальное различие кроется в правовом статусе и типе ответственности. Нотариальный акт обладает публично-правовым статусом. Нотариус действует от лица государства, и документ, заверенный им, признается всеми государственными институтами, судами и миграционными органами РФ без дополнительных подтверждений. При этом уголовную и гражданско-правовую ответственность за заведомо ложный или неточный перевод несет лично переводчик, поставивший подпись.

Заверение печатью бюро — это документ корпоративного характера. Оно не придает тексту государственного статуса, однако выступает официальным подтверждением того, что услуга оказана профессионалом квалифицированной компании. Всю полноту ответственности за точность терминологии, отсутствие смысловых искажений и соответствие нормам языка берет на себя бюро переводов как исполнитель по договору.

Стоимость процедуры и тарифы

Финансовый фактор является одним из наиболее ощутимых при выборе формата заверения:

• Нотариальный вариант: итоговая стоимость складывается из двух частей: тарифа за перевод + нотариальное заверение (900 р/ документ или 800 р/ от 5 документов сразу) каждого отдельного документа. 
• Печать бюро: данный способ является экономически наиболее выгодным решением. В бюро переводов «ПрофСтандарт» заверение печатью компании предоставляется абсолютно бесплатно при заказе перевода (то есть только тариф за перевод и всё!). Заказчик оплачивает только непосредственно работу лингвиста, что позволяет сэкономить семейный или корпоративный бюджет, когда ведомство не требует участия нотариуса.

Скорость выполнения и возможность удаленного оформления

Фактор времени нередко становится решающим при подготовке срочных пакетов документов:

• Печать бюро проставляется предельно оперативно, даже в нерабочие часы офиса. Процедура занимает считанные минуты сразу после окончания редакторской вычитки. Такой документ легко оформить в удаленном режиме: заказчик отправляет скан-копию, а получает готовый переведенный файл с фирменным заверением и печатью в формате PDF или с курьерской доставкой.
• Нотариальный перевод зависит от расписания работы нотариальной конторы, графиков приема и загруженности нотариуса. Поскольку процедура требует физического присутствия дипломированного переводчика и внесения записей в государственные реестры, оформление может потребовать дополнительного времени. Наше бюро обычно осуществляет нотариальное заверение в рабочие часы офиса (пн-пт 10-19:00).

Как узнать, какой вид заверения необходим именно вам?

Для того чтобы принять верное решение и не переплачивать/ тратить дополнительное время на ненужные процедурные действия, рекомендуем ориентироваться на простые практические критерии. Читать требования места назначения к документам на иностранном языке и их заверения. Если вы столкнулись с этим первый раз, не уверены в том, что правильно понимаете бюрократические клише, канцеляризмы, длинные и запутанные синтаксические конструкции, а тем более если вы иностранец в России и еще не владеете в совершенстве русским языком, покажите эти требования нам, мы постараемся вместе разобраться.

Когда ведомства требуют строго нотариальный акт

Вам однозначно потребуется нотариально заверенный перевод в следующих случаях:

1. Документ предназначен для подачи в государственные структуры РФ (МВД, ФМС, Социальный фонд, Рособрнадзор, ЗАГС) и МФЦ.

2. Документы предназначены для предоставления в судебные инстанции или правоохранительные органы.

3. Планируется совершение нотариальных сделок за рубежом или в РФ (покупка недвижимости, оформление наследства, выдача доверенностей).

4. Планируется проставление апостиля/ консульской легализации на российских документах с переводом на иностранный язык (от личных документов: паспорт, свидетельства ЗАГС, дипломы и аттестаты) до нотариальных копий документов организации (свидетельства ИНН, ОГРН, уставы, учредительные, договоры, справки и пр.) и нотариальных актов от имени юридического лица (доверенности, протоколы, сделки).

Когда можно сэкономить и обойтись фирменной печатью

Вы можете уверенно отказаться от дополнительных расходов на нотариуса и воспользоваться бесплатным заверением печатью бюро «ПрофСтандарт», если:

1. Документы подготавливаются для внутреннего использования в коммерческих компаниях или для обмена с иностранными партнерами по бизнесу, а тем более по вашему запросу или по представленным на нашем сайте образцам вам подтвердили, что такой вид заверения им полностью подходит.

2. Перевод запрашивает работодатель для подшивки в личное дело сотрудника (без подачи в госорганы).

3. Бумаги подаются в таможенные органы (например, экспортные декларации и спецификации).

4. Основная цель заверения — подтвердить перед контрагентом, что перевод выполнен профессиональным бюро с соблюдением стандартов ISO, а не с помощью автоматического онлайн-переводчика.

Типичные ошибки клиентов при выборе способа легализации документов

Многолетняя юридическая и переводческая практика бюро «ПрофСтандарт» позволяет выделить список наиболее распространенных ошибок, совершаемых заказчиками:

• Неполное соответствие исходного документа (т.е. до его перевода) требованиям места назначения:

— Для подтверждения приобретения недвижимости за границей необходим нотариально удостоверенный договор со всеми подписями и печатями + апостиль/ консульская легализация (если этого требует закон). И только потом нотариально заверенный перевод на русский язык. 

• Несоблюдение всех требований к оформлению перевода документов:

— Если ваша организация имеет филиал в ОАЭ и вам необходимо продлить аккредитацию, то вам понадобится выписка из ЕГРЮЛ, удостоверенная нотариусом (равнозначность электронного документа бумажному или нотариальная копия с оригинала выписки, выданной ФНС России) + нотариальный перевод на английский/ арабский язык + полная легализация (МИД, МинЮст + консульство ОАЭ). 

— При подаче перевода паспорта на гражданство необходим перевод полностью всех страниц, включая пустые, причем перевод должен содержать информацию обо всех защитных знаках, таких как просветное изображение фотографии и прочих, копии паспорта должны быть хорошего качества (желательно отсканированные через специально приложение компьютера, а не фотографии с телефона с коврами и пальцами).

• Обращение к малокомпетентным или недостаточно квалифицированным специалистам:

— Попытка сшить нотариальный перевод с оригиналом паспорта или диплома. Повреждение оригиналов документов постоянного пользования проколом дырокола или даже тоненьким шилом для сшивания документа и перевода недопустимо, документ просто становится недействительным. Перевод паспорта, свидетельства ЗАГС или диплома всегда сшивается с их копией (фотокопией, скан-копией или нотариально заверенной копией). С оригиналом сшиваются только документы разового характера (справки, доверенности).

Исключения составляют свидетельства ЗАГС для некоторых стран, где такие свидетельства носят характер справки, например, для оформления брака в Швейцарии (нашему бюро были представлены конкретные требования, что должны быть получены дубликаты свидетельств ЗАГС с апостилем + к ним (к оригиналам свидетельств ЗАГС!) подшиты и нотариально удостоверены переводы на английский или другой язык).

• Отсутствие независимости или квалификации переводчика:

— Попытка заверить у нотариуса собственный перевод или текст из ИИ. Даже компетентный переводчик не имеет право подписывать перевод документа, имеющий личное к нему отношение. Также нотариус должен проверить квалификацию переводчика, изучение английского языка в школе и/или ВУЗе не дает вам право выступать переводчиком, только высшее лингвистическое/ филологическое/ педагогическое образование. 

• Перестраховка или просто нежелание следовать опыту/ ознакомлению с требованиями:

— Переплата за нотариальное заверение перевода экспортной декларации для таможни. Заказ дорогостоящих нотариальных услуг для внутренних бизнес-процессов, маркетинговых материалов или личного ознакомления влечет лишние расходы. В таких ситуациях штампа бюро переводов более чем достаточно.

Профессиональный перевод и сертифицированное заверение в Москве в «ПрофСтандарт»

Бюро переводов «ПрофСтандарт» в Москве предлагает полный спектр услуг по профессиональному переводу и правовой легализации документов любой сложности. Мы гарантируем безупречное качество работы и полное соответствие всех оформляемых бумаг действующему законодательству РФ и международным стандартам.

Преимущества сотрудничества с бюро «ПрофСтандарт»:

• Комплексный сервис: мы организуем как нотариальное заверение переводов у проверенных нотариусов Москвы (Корсик В.К., Прокошенкова Е.Е., Макаренко А.А.), так и фирменное заверение печатью бюро.
• Уникальная экономическая выгода: при заказе любого перевода заверение печатью бюро предоставляется клиентам 100% бесплатно.
• Высокие стандарты качества: наши переводчики и специалисты по контролю качества сертифицированы по стандартам ISO, что исключает ошибки в терминологии, именах и реквизитах.
• Оперативность и точность: строгое соблюдение согласованных сроков, возможность срочного выполнения заказов день в день.
• Прозрачность и честность: окончательная стоимость рассчитывается до начала работы, без скрытых комиссий и незапланированных наценок.

Обратитесь за консультацией к экспертам бюро «ПрофСтандарт». Мы внимательно изучим вашу задачу, учтем требования принимающей стороны и предложим оптимальный способ заверения, который гарантирует успешную подачу документов с первого раза!